Netiqueta para listas de correo

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Existe un lugar común en muchas organizaciones que las lleva a buscar esa herramienta mágica que permite que la información fluya internamente de una manera óptima y difundir al exterior los resultados del trabajo de la organización. Esa herramienta no existe (y si existe su curva de aprendizaje sería infinita).

La solución real es mucho menos mágica. Frente al fetichismo de las herramientas reivindicamos la cultura organizativa que toma cuerpo en protocolos, netiquetas, FAQs… Una netiqueta estricta es una de las 10 prácticas nativas digitales que hemos observado en organizaciones que se adaptan con éxito a cambios en el entorno.

Así que ¿Y si en lugar de seguir buscando esa herramienta mágica para comunicarnos con nuestros compañeros empezamos simplemente por poner títulos a los correos?

Ejemplo de Netiqueta

Esta es una netiqueta básica de normas que pueden usar en las listas de correo de trabajo. Está hecha tomando la netiqueta desarrollada por Xnet, hecha a su vez a partir del antiguo manual de Netiqueta de Usenet y el de Hacktivistas. Sentíos libres de modificarla y reutilizarla.

  • Ningún correo sin título.
  • Redacta cada título imaginándote a ti mismo dentro de tres meses buscando ese correo en el buscador del correo.
  • Piensa una Etiqueta (una palabra resaltada en el título en Mayúsculas) para el título en intuitivamente de manera que a los compañeros que no tengan que leer ese correo puedan saltar visualmente solo con ver la etiqueta. Etiquetas propuestas (Fuente: The Tongue and Quill):
    • ACCIÓN: Es obligatorio que el destinatario realice alguna acción.
    • INFO: Para correos con propósitos meramente informativos, no se requiere acción o respuesta.
    • DECISIÓN: Requiere una decisión por parte del destinatario.
    • PETICIÓN: Busca permiso o aprobación por parte del destinatario. +
    • COORDINACIÓN: Para cuando se requiera cualquier tipo de coordinación con el destinatario.
  • Antes de escribir un correo, tómate 10 segundos. Piensa, desarrolla y después actúa. Se breve. Plantea algo concreto de la manera más concisa posible. Nunca un correo de más de 3 párrafos cortos.
  • Se claro. Usa negritas. Separa párrafos. Se claro al preguntar. Se claro al pedir.
  • En general, el recurso más valioso de tu red es el tiempo de los demás.
  • Usa el correo para coordinar trabajo técnico y deja las discusiones de fondo para otros medios.
  • No abras un hilo nuevo sobre un mismo tema si ya hay uno abierto. ERGO, antes de abrir un hilo mira si ya hay otro abierto sobre el tema.
  • No cambies de tema en un mismo hilo. Abre uno nuevo.
  • Identifica correctamente a la persona a la que estás respondiendo.
  • Responde aclarando sobre qué estás respondiendo. Si respondes «de acuerdo» a un correo con varios puntos, se asume que estás de acuerdo en todos los puntos. Si deseas expresar acuerdo con sólo unos puntos y comentar otros, se puede responder el correo punto por punto entre líneas, o copiando y poniendo entre comillas las frases claves del otro correo y agregando los comentarios de una forma clara y diferenciada, o numerando los puntos y poniendo una palabra clave para que sea fácil responder referenciando el número o la palabra clave.
  • Si las respuestas hacen que el hilo se alargue piensa si se puede resolver con otra herramienta: una reunión cara a cara, una llamada por teléfono o un documento compartido.
  • Si el hilo tiene muchos correos, asegúrate de leerlos antes de contestar para no repetir lo mismo.
  • NO GRITES (no abuses de las MAYÚSCULAS). No compitas por la atención.

¿Qué echas en falta? ¿Qué añadirías? ¿Qué comportamiento individual a la hora de escribir correos crees que beneficiaría a toda la organización?

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