La aplicación mágica que resolverá todos tus problemas de teletrabajo

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“Si tuvieras que identificar, en una palabra, la razón por la que la raza humana no ha alcanzado, y nunca alcanzará, todo su potencial, esa palabra sería «reuniones»”

Con esta provocadora frase de Dave Barry solemos empezar en PantheonWork nuestras formaciones sobre reuniones eficientes. “Las reuniones son el lugar donde las ideas a las que hemos asesinado varias veces se levantan de sus tumbas y se comen los cerebros de los vivos”… citamos a continuación. Y por si los asistentes aún no están lo suficientemente aterrorizados por la falta de beneficios de sus reuniones hablamos de su coste real para ahondar en el mensaje de terror antes de pasar al mensaje de esperanza.

Siguiendo esta misma metodología la semana pasada publicamos un mensaje de terror sobre el fracaso anunciado de la gran migración al teletrabajo que estaba produciendo la crisis del coronavirus y esta semana queremos dar un mensaje de esperanza en forma de identificación de los primeros problemas concretos que han surgido y de un principio de solución. 

Las reuniones son un problema. No redundaremos en algo que está demostrado científicamente, pero durante mucho tiempo fueron la única manera que tenían los equipos de trabajar en equipo. Esto cambió con la llegada de Internet- un ejemplo más de cómo Internet no es una herramienta sino una nueva cultura organizativa. Hoy en día las reuniones son solo una herramienta más para trabajar en equipo. Una herramienta que debe usarse con precaución, sólo en caso de verdadera necesidad y de que no haya una herramienta alternativa.

Uso y abuso de las videollamadas en el teletrabajo durante la crisis del Coronavirus.

En el anterior post de esta serie sosteníamos que, pese a la opinión casi unánime de que esta crisis del coronavirus era el espaldarazo definitivo al teletrabajo, este experimento masivo estaba condenado al fracaso en su mayor parte por causas de fuerza mayor. Aun así durante la primera semana del experimento han empezado a aparecer los primeros problemas imprevistos sobre los que sí podemos actuar. El más repetido de todos: muchos amigos y conocidos nos comentaban que desde que empezó la crisis pasan toda su jornada laboral en modo videollamada. Cuando esa jornada termina, llega la vida social, familiar… que ahora es también en su mayor parte por videollamada. El agotamiento cognitivo es tal que algunos colegas nos pidieron hablar por llamada telefónica. La reunionitis se ha agravado durante el inicio de la crisis del coronavirus en muchas de las organizaciones en las que este problema era crónico e incluso ha reaparecido en organizaciones en las que ya estaba curado. Porque, no nos engañemos, las videollamadas siguen siendo reuniones… pero peores.

En nuestras formaciones sobre reuniones explicamos cómo identificar las reuniones innecesarias y cómo optimizar las necesarias. Las reuniones pueden ser una herramienta muy eficaz si se usan como último recurso y se planifican “comunicativamente” con una sencilla metodología. También explicamos la sociodinámica básica de una reunión de trabajo, los roles en equipos o los estilos de liderazgo durante una reunión. Explicamos estrategias y trucos para que las reuniones en remoto sean más efectivas. Pero explicamos algo mucho más valioso que para nosotros es la clave de las reuniones, del trabajo, del teletrabajo y de la cultura organizativa nativo digital.

La comunicación en el trabajo antes de Internet era casi siempre síncrona (en tiempo real) y por tanto reunirnos era casi la única forma de trabajar juntos de manera eficiente. Internet permite el trabajo asíncrono, que es muy superior al trabajo basado en las comunicaciones en tiempo real. Entonces ¿cómo ha llegado Internet a convertirse en ese agujero negro de procrastinación y distracciones que se come toda la productividad? Este articulo titulado «Cómo hacer que las comunicaciones asíncronas funcionen para tu equipo» de Andy Cook de Tettra tiene la respuesta. En pocas palabras y en un grafico: entra en «modo túnel». Evita las interrupciones. Acostumbra a tu red a que no responderás en “modo tiempo real” cuando estés en «modo túnel».

Una persona media necesita 23 minutos para volver a estar concentrada después de una interrupción.

Esto que dijo Ben Halpern en 2010 describe perfectamente la situación que se ha dado durante los primeros días de cuarentena. Muchas organizaciones están buscando la herramienta de videollamadas perfecta, confiadas en que la pequeña diferencia de la herramienta óptima marcará la diferencia. Microsoft team, Skype, Hangouts, Zoom… Los gigantes tecnológicos son conscientes de esta búsqueda y libran una batalla estos días… Basta con una herramienta lo suficientemente buena. Nosotros usamos preferentemente Jitsi y NextCloud Talk o cualquiera de las demás si es una dinámica más compleja con otros grupos de trabajo y de momento no buscaremos más. No merece la pena.

Mucha gente habla del aumento del teletrabajo y parece que enmarcan los desafíos en términos de aplicaciones de videollamadas, pero el intercambio de conocimientos basado en texto asíncrono es la verdadera clave para que funcione.
Las videollamadas pueden ser usadas como complemento ocasional del trabajo asíncrono.

La aplicación mágica que resolverá todos tus problemas de teletrabajo: mensajes de texto breves y claros.

Como explicamos en el post anterior el teletrabajo funcionará cuando aprendamos a usar netiquetas o a trabajar en voz alta, no cuando encontramos la herramienta perfecta. Esa herramienta de teletrabajo perfecta ya la tenemos todos instalada de serie. La llamaremos Texto Asíncrono: Mensajes de texto breves y claros que vengan a decir “te envío estas indicaciones, lo más claras posibles, para cuando puedas ocuparte”. El Texto Asíncrono, la herramienta de teletrabajo perfecta, sería por ejemplo un chat de texto, que no permitiera mensajes de más de 200 caracteres ni más de dos mensajes seguidos por participante. Una compañera me comentaba agotada tras la primera semana de teletrabajo global que la gran ventaja de Slack es que NO permite mensajes de audio. Si vas a enviar algún mensaje de audio, algún link, algún vídeo… hazlo con un mensaje adjunto de Texto Asíncrono que lo contextualice. El Texto Asíncrono es una tecnología superior a cualquier otra: produce una interrupción mínima, contiene sus propias etiquetas dentro del propio texto, se archiva automáticamente, puedes recuperarlo con un simple Ctrl+F, se puede reproducir a diferentes velocidades, no tiene patentes ni licencias y es gratis y libre… el Texto Asíncrono es la tecnología del futuro. La aplicación mágica que resolverá todos tus problemas de teletrabajo.

Si aprendemos a usar esta herramienta y nos lo llevamos de vuelta al mundo real cuando acabe esta crisis quizá este masivo experimento de teletrabajo no sea tan fallido al fin y al cabo.

Internet es mucho más que una tecnología que permite reunirnos sin estar físicamente juntos. Es una cultura organizativa que permite trabajar juntos sin hacer -tantas- reuniones. Aprovechémosla. 

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