“Si haguessis de identificar, en una paraula, la raó per la qual la raça humana no ha assolit, i mai ho darà, tot el seu potencial, aquesta paraula seria« reunions »”
Amb aquesta provocadora frase de Dave Barry comencent sovint a PantheonWork les nostres formacions sobre reunions eficients. “Les reunions són el lloc on les idees què hem assassinat diverses vegades s’aixequen de les seves tombes i es mengen els cervells dels vius”, citem a continuació. I per si els assistents encara no estan prou terroritzats per la falta de beneficis de les seves reunions parlem del seu cost real per aprofundir en el missatge de terror abans de passar al missatge d’esperança.
Seguint aquesta mateixa metodologia la setmana passada vam publicar un missatge de terror sobre el fracàs anunciat de la gran migració a l’teletreball que s’estava produint la crisi de l’coronavirus i aquesta setmana volem donar un missatge d’esperança en forma d’identificació dels primers problemes concrets que han sorgit i d’un principi de solució.
Les reunions són un problema. No insistirem en allò que està demostrat científicament, però durant molt de temps van ser l’única manera que tenien els equips de treballar en equip. Això va canviar amb l’arribada d’Internet; un exemple més de com Internet no és una eina sinó una nova cultura organitzativa. Avui dia les reunions són només una eina més per treballar en equip. Una eina que s’ha d’utilitzar amb precaució, només en cas de veritable necessitat i quan no hi hagi una eina alternativa.
Ús i abús de les videotrucades en el teletreball durant la crisi de l’Coronavirus.
En l’anterior post d’aquesta sèrie sosteníem que, malgrat l’opinió gairebé unànime que aquesta crisi de l’coronavirus era la confirmació definitiva del teletreball, aquest experiment massiu estava condemnat al fracàs en la seva major part per causes de força major. Així, durant la primera setmana de l’experiment, han començat a aparèixer els primers problemes imprevistos sobre els que sí que podem actuar. El més repetit de tots: molts amics i coneguts ens comentaven que des que va començar la crisi passen tota la seva jornada laboral en mode videotrucada. Quan aquesta jornada acaba, arriba la vida social, familiar… que ara és també en la seva major part per videotrucada. L’esgotament cognitiu és tal que alguns col·legues em van demanar parlar per trucada telefònica. La reunionitis s’ha agreujat durant l’inici de la crisi de l’coronavirus en moltes de les organitzacions en què aquest problema era crònic i fins i tot ha reaparegut en organitzacions en què ja estava curat. Per què, no ens enganyem, les videotrucades segueixen sent reunions … però pitjors
A les nostres formacions sobre reunions expliquem com identificar les reunions innecessàries i com optimitzar les necessàries. Les reunions poden ser una eina molt eficaç si es fan servir com a últim recurs i es planifiquen “comunicativament” amb una senzilla metodologia. També expliquem la sociodinámica bàsica d’una reunió de treball, els rols en equips o els estils de lideratge durant una reunió. Expliquem estratègies i trucs perquè les reunions en remot siguin més efectives. Però expliquem alguna cosa molt més valuosa que per a nosaltres és la clau de les reunions, de la feina, de l’teletreball i de la cultura organitzativa nadiu digital.
La comunicació en el treball abans d’Internet era gairebé sempre síncrona (en temps real) i per tant reunir-nos era gairebé l’única manera de treballar junts de manera eficient. Internet permet el treball asíncron, que és molt superior a la feina basada en les comunicacions en temps real. Aleshores, com ha arribat Internet a convertir-se en aquest forat negre de procrastinació i distraccions que es menja tota la productivitat? Aquest article titulat «Com fer que les comunicacions asíncrones funcionin per al teu equip» d’Andy Cook de Tettra té la resposta. En poques paraules i en un gràfic: entra en «mode túnel». Evita les interrupcions. Acostuma a la teva xarxa que no respondràs en “mode temps real” quan estiguis en «mode túnel».
Això que va dir Ben Halpern en 2010 descriu perfectament la situació que s’ha donat durant els primers dies de quarantena. Moltes organitzacions estan buscant l’eina de videotrucades perfecta, confiades que la petita diferència de l’eina òptima marcarà la diferència. Microsoft team, Skype, Hangouts, Zoom … Els gegants tecnològics són conscients d’aquesta recerca i lliuren una batalla aquests dies … Només cal una eina prou bona. Nosaltres fem servir preferentment Jitsi i NextCloud Talk o qualsevol de les altres si és una dinàmica més complexa amb subgrups de treball i de moment no buscarem més. No paga la pena.
L’aplicació màgica que resoldrà tots els teus problemes de teletreball.
Com vam explicar en el post anterior el teletreball funcionarà quan aprenguem a fer servir netiquetas o a treballar en veu alta, no quan trobem l’eina perfecta. Aquesta eina de teletreball perfecta ja la tenim i l’anomenarem Text Asíncron: “et deixo aquestes indicacions aquí, de la manra més clara que puc, per quan puguis ocupar-te’n” és el subtext que han de contenir tots els nostres missatges perquè el teletreball funcioni. Text Asíncron, l’eina de teletreball perfecta, seria per exemple un xat de text, que no permetés missatges de més de 200 caràcters ni més de dos missatges seguits per participant. Una companya em comentava esgotada després de la primera setmana de teletreball global que el gran avantatge de Slack és que NO permet missatges d’àudio. Si envies algun missatge d’àudio, algun link, algun vídeo … fes-ho amb un missatge adjunt de Text Asíncron que ho contextualitzi. El Text Asíncron és una tecnologia superior a qualsevol altra: produeix una interrupció mínima, conté les seves pròpies etiquetes dins el propi text, s’arxiva automàticament, pots recuperar-lo amb un simple Ctrl + F, es pot reproduir a diferents velocitats, no té patents ni llicències i és gratis i lliure … el Text Asíncron és la tecnologia de el futur. L’aplicació màgica que resoldrà tots els teus problemes de teletreball.
Si aprenem a fer servir aquesta eina i ens ho portem de tornada a el món real quan acabi aquesta crisi, potser aquest massiu experiment de teletreball no sigui tan fallit al cap i a la fi.
Internet és molt més que una tecnologia que permet reunir-nos sense estar físicament junts. És una cultura organitzativa que permet treballar junts sense fer -tantes- reunions. Aprofitem-ho.